Responsables Qualité et auditeurs de la Ville et du CCAS de Nancy

Chers collègues,

Comme chaque année, nous proposons quelques places d'auditeurs internes afin de renforcer notre équipe actuelle composée d'une vingtaine d'auditeurs ville et CCAS.

Comme vous le savez, nous recherchons au moins un auditeur par service engagé dans une démarche qualité. C'est un principe de réciprocité ; vous bénéficiez du conseil et de l'expertise de collègues d'autres services et en retour vous rendez ce service.

Mais ce n'est pas simplement une politesse ! Vous ou quelqu'un de votre équipe, bénéficiez aussi d'une compétence professionnelle à la fois utile et valorisante.

C'est ce que l'on appelle une relation "gagnant / gagnant" pour tout le monde.

Tout le monde peut devenir auditeur interne. Il faut juste être motivé par l'envie de découvrir la fonctionnement des autres services et bien entendu et, bien sur, avoir l'accord de son supérieur hiérarchique. Bien sur, les audits de type "management" (ISO 9001) seront plutôt réservés à des cadres alors que les audits de type "accueil" sont ouverts à tous.

Pour devenir auditeur interne il faut :
suivre une formation initiale de 3 jours (1)
puis une formation continue d'une 1 journée par an (un peu comme les assistants de prévention dans le domaine de la sécurité du travail).
Il s'agit d'une formation "management" très enrichissante, qui permet d'acquérir de nouvelles méthodes de travail et d'organisation qui serviront tout au long de votre carrière professionnelle.

(1) NOUVEAUTÉ 2013 : La formation initiale, cette année, sera mutualisée avec d'autres administrations publiques qui souhaitent utiliser la même méthode que la Ville (méthode ACID, auditeurs de l'OPH de Nancy, du CG54, du CG88, de la CPAM, de Batigère...) Il en sera de même pour les formations continues.

Ensuite il faut que l'auditeur puisse être détaché auprès de la direction générale 2 à 3 jours par an. Il y a une journée de préparation des audits en décembre (constitution des équipes d'auditeurs, choix des périmètres d'audit interne, des référentiels...) puis 1 ou 2 journées d'audit interne entre janvier et mars. Vous avez également la possibilité de suspendre votre activité d'auditeur pendant un an si des impératifs professionnels ne vous permettent pas de dégager 3 journées de travail.

(2) NOUVEAUTÉ 2013 : cette année, nous allons construire un "passeport de l'audit" pour nos auditeurs internes, passeport qu'ils conserveront tout au long de leur carrière à la Ville, et regroupant dans un même document leurs formations spécifiques audit, leurs expériences d'audit interne, voir d'audit interne croisé, leur niveau de qualification et d'expertise en qualité d'auditeur.

Comment se prépare et se déroule un audit interne ?
Un audit interne se déroule sur une journée. Les audits sont préparés de manière collégiale lors du séminaire annuel de décembre.
Les auditeurs sont en binôme, et chaque auditeur débutant est "parrainé" par un auditeur expérimenté. Il n'est pas rare que l'équipe d'audit soit de 3 personnes ou plus.
La journée d'audit commence par une réunion d'ouverture avec les agents du service afin de présenter en une dizaine de minute le planning de la journée et les objectifs (ainsi que la déontologie) de l'audit.
Les auditeurs vont d'abord rencontrer les responsables du service (direction, responsables qualité...) afin d'identifier avec eux la stratégie du service et de les outils de pilotage et d'évaluation
Les auditeurs vont ensuite auditer les agents afin d'identifier les points forts et les pistes de progrès du service en matière d'organisation (au moyen de référentiels qualité regroupant un certain nombre de bonnes pratiques professionnelles)
En début d'après midi, les auditeurs rédigent leur rapport d'audit interne
En fin d'après midi, ils présentent les conclusions du rapport en cherchant à obtenir un consensus avec l'équipe. Car ce rapport est destiné au service, afin de l'aider à construire son plan d'action d'amélioration. Le rapport est rendu immédiatement. Les auditeurs ont bouclé leur audit interne.

La plupart du temps, les audités remercient chaleureusement les auditeurs de l'aide apportée par leur travail d'expertise terrain.